Госзакупки отзывы о работе

Вакансии менеджеров отдела продаж размещены повсюду, а что с менеджерами по закупкам? Они тоже очень нужны, но работа здесь, пожалуй, более ответственная. Ведь довольно часто в небольших компаниях бывает, что закупками занимается только один человек. Он и начальник отдела, он и исполнитель. Как и сегодняшняя гостья журнала Reconomica, Ольга Малышева из Липецка. Являясь начальником отдела закупок, Ольга не имеет подчиненных, выполняет всю работу сама. В чем заключается эта работа, какие у неё есть плюсы и минусы, как она оплачивается, обо всем этом вы узнаете, прочитав статью.

Кто такой специалист по закупкам

Здравствуйте! Меня зовут Малышева Ольга Владимировна, я из города Липецк. Мне 24 года, год из которых я тружусь на ниве закупок. Стаж не непрерывный – перешла на большую зарплату с заменой работодателя.

Мой родной город – Липецк.

Это такой человек, который обеспечивает склад продукцией на продажу, офис печеньками, если на то есть добро вышестоящего руководства. А еще часто исполняет аналитическую, поисковую, бумажную работу.

Если специалист отдела продаж должен минимизировать риски предприятия с не проданным товаром, то закупщик обеспечивает наполняемость склада, чтобы всегда было что продавать.

Что нужно уметь:

  • как и в почти любой офисной должности, нужно уметь обращаться с базой 1С;
  • уметь найти в Гугле все, что потерялось, в Яндексе – где купить дешевле (поставщики);
  • купить все, что нужно, с деньгами или без;
  • понимать процессы предприятия, логистику, сбыт;
  • следить за документами, оформлять их;
  • отстаивать свои решения перед начальством.

В каждой конторе закупщика обучают, везде есть тонна нюансов, которые прошлый опыт делают не очень значимым. Меня на первом месте обучили так: «Вот тебе пароль от базы, занимайся.”

Как получить эту должность и на какую зарплату рассчитывать

Впервые меня пригласили по знакомству, нужен был ответственный и исполнительный человек. Пригласил бывший начальник с другого места работы, где я трудилась оператором ПК. Тут главное – зарекомендовать себя хорошо и работа найдется сама.

Уже на месте, где все понравилось, узнала, почему кончился прошлый закупщик – ушла в декрет, я поняла, что это намек, и лучше «не косячить”.

Как трудовой единице без стажа, мне дали оклад в 20000 рублей. Если посмотреть по реальным заработкам в городе – неплохо, совсем неплохо.

Зарплаты в РФ по специальностям. Куда пойти учиться, чтобы хорошо зарабатывать.

Позже, я перешла в другую организацию, где заработок складывался из минимального оклада (12000 рублей) и выполнения KPI. Так как я жадная, то выполняла план, и на руки получалось уже 35000 рублей.

Все выплаты официальные, со всеми налогами и отчислениями, полным соц. пакетом, которыми впрочем, я не воспользовалась.

Переход на новое место работы

Собеседование на новое место длилось 10 минут. Сначала мы обсудили с директором мое резюме и невеликий опыт. Потом меня попросили рассказать, как я буду налаживать работу.

Я прошлась по обязательным пунктам, как вижу, попутно узнала про дополнительные обязанности и особенности. В процессе выяснилось, что сформировать отчет, который мне нужен, в 1С невозможно, так как нужно переделывать карточки товаров, добавляя несколько пунктов. Собственно меня тут же отвели на рабочее место, где я начала переделывать эти карточки. На следующий день меня уже официально оформили.

В обоих случаях, закупки не были отделом, то есть работала я одна, как сама себе боец и командир. Карьеру в таких местах не сделать. Если бы возникло желание расти дальше, то искать место либо главы отдела закупок, либо рядовую должность с возможностью роста.

Нужно учитывать все.

Трудовые будни

После того, как копаясь в базе и документах, я поняла, что вообще происходит, началась рутина с поставщиками. Рутина – громкое слово, ежедневно происходило что-то, что требовало активного участия, скучно не было ни дня!

Внутренние заботы

Сначала нужно познакомиться со складом. Это происходит в момент вступления в должность, путем внеплановой инвентаризации. Такой поворот никому не понравится, кстати.

Маневр, во-первых, для налаживания связи личным общением. Я ходила с ведомостью сама, участвовала в процессе вместе с зав.складом. Заодно оцениваем хозяйство, объем помещений, стеллажей, возможности разгрузки и загрузки. Узнаем попутно мнение кладовщиков, о том, что тут стоит вечность, что быстро уходит, может какое оборудование нужно, а до заявки у них руки не дошли. Все мнения собираем под диктовку в блокнотик, пригодится.

В перерывах нужно взять за пуговицу логиста и пусть расскажет о своей жизни. Как, откуда и куда они возят, обычный график поставки и отгрузок, даже в каком состоянии автопарк. Закупать зап.части, возможно, тоже придется. Для планирования – это необходимый человек. Я договорилась, что обязательно буду с ним согласовывать всякие новости за максимально возможный длительный срок.

Как получить должность исполнительного директора в крупной компании.

В случае, если автопарка нет, то все равно надо знать сложившиеся графики и маршруты. Возможно, что-то забирать попутно, для экономии.

Третий отдел взаимодействия – отдел продаж. Им предоставила ведомость по инвентаризации с вопросом, что они думают, чего не хватает и что лишнее.

Проверить информацию по базе, выяснить топы продаж и товар, который только держит деньги и место на складе. Сложить свое мнение о необходимости расширения ассортимента и вывода позиций.

Охватить нужно все направления: и розницу и опт, если он есть.

По описанию может показаться, что это не работа закупки, но практика показала, что знание процессов всего предприятия, здорово помогает не делать идиотских ошибок и не ставить в неудобную позицию остальные отделы. Со всеми желательно плотно общаться.

С бухгалтерией проще, главное вовремя передавать счета и прочие бумажки. Я вела отдельный блокнот по взаиморасчетам, с графиками платежей, недовозам, пересортам.

На складе приходится бывать довольно часто.

Поставщики

Обычно есть один или несколько базовых поставщиков, с которыми придется работать. Ничего интересного в этом моменте: вовремя отправляем заявку, действуем по накатанной.

Руководство будет подкидывать идеи, ну или сами себе ищем сложности, в плане расширения ассортимента. К примеру, найти новогоднюю продукцию, мелочи на подарки к акциям.

Каждый новый поставщик отгружал мне товар без предоплаты.

Допустим, нам нужно ввести новые позиции, определились, чего хотим. Я ищу варианты и рассылаю свое предложение.

В предложении либо отсрочка платежа, либо вариант под реализацию. Запрос прайса, в котором есть скидки за крупный опт, мелкий опт, даже если их нет, пусть придумают, некуда торопиться. Обязательно обсуждаю возможности бесплатной доставки, накопительных скидок, узнаю когда будут акции и какие, какие рекламные материалы готовы предоставить.

После ответов сравниваю прайсы. При условии, что товар у них одинаковый (одна модель, марка, одно качество), то выбираю по цене. Все, что я описала выше, никак не влияло на итоговый выбор, ничего, кроме цены. Первую тестовую партию, получалось брать под реализацию с отсрочкой в месяц до первых расчетов. Взамен гарантийное письмо (боги мои, сколько я написала этих писем!) и подробный отчет о продажах. Иногда в доп. соглашении к договору поставки, получалось вставить возможность возврата товара, который не смогли продать.

Трудности или особенности

Принимая обязанности от другого человека этой должности, я столкнулась с тем, что действия происходят стихийно. Кто-то что-то попросил – мы купили, согласовали устно. Необходимо сразу очертить порядок: заявка, согласование и только потом затраты на закупку.

Я добивалась того, чтобы заявки присылали на электронную почту с максимально раскрытым ТЗ. Статус электронной почты приравнивала к внутреннему документообороту.

Вникая в работу, можно найти косяки эпического масштаба, которые нужно исправлять. Например, я обнаружила, что с каждой поставкой, дважды в неделю, происходил бой тары, пусть немного, но в течении двух лет. Склад каждый раз давал информацию об этом. По договору поставки, нужно было отправлять претензию поставщику, а по факту получалось небольшое списание после каждой инвентаризации.

Ошибка № 1. Незнание основ законодательства

Первое, с чем сталкивается предприниматель, который планирует участвовать в закупках — это нормы, регулирующие торги. Мне часто приходится помогать начинающим участникам торгов в вопросе выбора видов закупок.

Если вы только начали или планируете начать участие в торгах, то я вам рекомендую обратить внимание на процедуры по 44-ФЗ:

  • Желательно пройти курсы по работе с государственными закупками — это избавит вас от «шишек», которые вы гарантированно набьете, если будете работать без минимальных знаний.
  • Для начала начните участвовать в «запросе котировок», такие процедуры проходят до 500 тысяч рублей и помогут вам освоиться.
  • Потом переходите к работе с электронными аукционами. Здесь вам уже потребуются знания об обеспечениях заявок и контрактов, а также некоторые из норм законодательства, которые регулируют данные торги.

Начинающие участники часто допускают ошибку, когда пытаются выиграть сразу торги на несколько миллионов, при этом не понимая, какими статьями законодательства регулируются эти закупки, какие штрафные санкции могут грозить участнику, если тот не исполнит контракт.

Совет. Не бегите за большими цифрами, если только начали участвовать. Начните с малого, вы в любом случае наберетесь опыта для серьезных торгов.

Ошибка № 2. Неправильные параметры поиска закупки

Начинающие участники торгов часто ошибаются при поиске закупок — неправильно задают параметры поиска, из-за чего им приходится просматривать огромное количество бессмысленного материала, а найти подходящую закупку так и не удается. Обычно предпринимателю рассказывают «знатоки» в этой области, что в закупках все сложно, нужно сделать десяток действий, чтобы вообще начать искать торги. Но это не так.

Для того чтобы участвовать в запросе котировок вам потребуется только открытое ИП, компьютер, принтер, интернет. И уже завтра вы можете выиграть свой первый контракт.

Что вам нужно сделать?

  • Зайти на официальный сайт zakupki.gov.ru
  • Перейти в раздел «поставщикам»
  • Потом в раздел «реестр заказов и закупок 44-ФЗ и 223-ФЗ
  • Нажать на кнопку «расширенный поиск»
  • Выбрать «запрос котировок»
  • Выбрать по «44-ФЗ»
  • Выбрать «подача заявок»
  • Выбрать регион поставки.
  • Нажать на кнопку «найти»

После этих простых действий вы можете начинать просматривать закупочные процедуры без «мусора». Если вы ищете торги по конкретному направлению, в котором работаете, то просто в строке поиска напишите ключевое слово. Поиск закупок — самый трудоемкий процесс, требующий внимательности и усидчивости.

Совет. Не пожалейте средств на курсы по работе с государственными закупками. Сейчас это обучение предлагает большое количество компаний, стоят такие курсы относительно не дорого, и на любых из них вы получите базовые знания.

Ошибка № 3. При расчете закупки

Мне часто приходится помогать предпринимателям в решении вопросов, когда они неправильно просчитали закупку и должны поставить товар ниже себестоимости. В законодательстве есть статьи, которые даже в таких ситуациях помогают выйти из положения.

В декабре того года я столкнулся с несерьезным отношением предпринимателя при просчете закупки. Был тендер, в котором необходимо было проложить высоковольтный кабель, установить столбы и камеры видеонаблюдения, подключить государственное учреждение к системе МВД, чтобы у ведомства была возможность контролировать камеры видеонаблюдения.

Предприниматель, который выиграл эту закупку, решил полностью не просчитывать ее. Он посчитал только объем работ по установке камер, а на остальное просто не обратил внимание, из-за чего в процессе исполнения контракта понял, что выполнить эти работы физически не сможет.

Начали рассматривать возможность субподряда и оказалось, что эти работы стоят в разы дороже, чем сумма контракта. Если бы эту закупку выиграла компания, которая непосредственно занимается данными работами, то она была бы для них выгодна, но в нашем случае — это было фиаско.

Как результат: невыполненные работы, штрафные санкции, РНП (реестр недобросовестных поставщиков, в который вносят всех предпринимателей, которые не исполнили свои обязательства. Если вы находитесь в РНП, то участвовать в закупках вы не можете в течение 2 лет). Не ленитесь просчитывать закупки, если устали, то отложите это на другой день.

Совет. Внимательно просматривайте документацию, никто вас не торопит в просчете процедуры (в документации всегда указан срок, до которого необходимо подать заявку), если вы не успеваете просчитать закупку — лучше не участвуйте. Помните, что неисполнение обязательств по контракту на вас скажется хуже, чем неучастие в тендере.

Ошибка № 4. При подаче заявки на участие

После того как вы нашли подходящий запрос котировок, останется только внимательно прочитать контракт, техническое задание, рассчитать стоимость поставки и заполнить 2-3 формы которые требуются аукционной документацией, распечатать их, запечатать в конверт и привезти заказчику.

На этом этапе предприниматели также допускают ошибки, из-за чего их заявки отклоняют. Очень часто ко мне обращаются ИП с таким вопросом. В марте этого года проходила закупка на поставку стульев для государственного учреждения. Участник запроса котировок заполнил все необходимые формы документов, но его отклонили. Формулировка заказчика: «Не предоставлена выписка из ЕГРИП (единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей)».

В документации о закупке всегда есть инструкция, в соответствии с которой нужно подготовить заявку.

Совет. При подаче заявки внимательно читайте документы, которые должны входить в состав заявки на участие. Выписка из ЕГРИП легко скачивается с официального сайта налоговой, после чего вы можете записать ее на диск и приложить в составе заявки.

В этом случае у заказчика не будет оснований для отклонения. Не забывайте, что закупки проходят в формате редукциона (понижение цены, кто предложит самую низкую цену, тот и победит).

Ошибка № 5. Предприниматель подал не все документы

Многие предприниматели, когда начинают исполнять государственные контракты, не готовы к бюрократической составляющей. Что это значит? Государственный заказчик подтверждает все действия со стороны поставщика документально!

Недавно ко мне обратился предприниматель с жалобой на заказчика, что ему не оплачивают выполненную работу в указанные сроки (15 рабочих дней). После небольшого общения с заказчиком я понял, что единственное, из-за чего задержана оплата — это не предоставленный предпринимателем акт выполненных работ по форме, приложенной к контракту. После составления этого акта, поставщик получил оплату.

Бюрократическая часть в закупках положительно сказывается как на поставщиках, так и на заказчиках. В случае трудностей в работе с заказчиком переводите всю работу в бумажную плоскость — это вам гарантированно поможет.

Совет. Обязательно проверяйте документацию, которую нужно предоставить заказчику. Если вы поставляете товар, то счет, товарная накладная по форме ТОРГ-12 должна быть обязательно. Если поставляете услуги или работы, то счет, акт выполненных работ (не поленитесь проверить акт, приложенный в контракте, если он есть, то его нужно составить) должны быть обязательно. Иногда нужна еще техническая документация (при ремонте автомобилей, например, нужен заказ-наряд). Заказчик в документации о закупке всегда указывает список закрывающих документов.

***

Государственные закупки не такая сложная тема, как многие думают, но к ней нужно относиться очень серьезно, быть усидчивым и знать нормы законодательства. Удачи на торгах!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *